คู่มือบริหารจัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HRM/HRD)

คู่มือบริหารจัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HRM/HRD)

เพื่อประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดและครอบคลุมทุกภารกิจ

ส่วนที่ 1: บทนำ

1.1 วิสัยทัศน์และพันธกิจของฝ่าย

• วิสัยทัศน์: เป็นพันธมิตรทางธุรกิจที่ขับเคลื่อนองค์กรผ่านการพัฒนาทุนมนุษย์อย่างยั่งยืน
• พันธกิจ: ดึงดูด พัฒนา รักษา และบริหารบุคคลากรให้มีศักยภาพสอดคล้องกับเป้าหมายองค์กร

1.2 กรอบแนวคิดการบริหาร (HR Framework)

• ผสมผสานระหว่าง HRM (การบริหารงานบุคคล) และ HRD (การพัฒนาทรัพยากรบุคคล)
• ปรับใช้โมเดล HR Business Partner (HRBP) แบบ 3 เสาหลัก (สามเหลี่ยม HR):
  1. HRBP – หุ้นส่วนธุรกิจ
  2. Center of Excellence (COE) – ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน
  3. HR Shared Services (HRSS) – บริการสนับสนุนกลาง

ส่วนที่ 2: หมวดหน้าที่รับผิดชอบหลัก (แยกตามหัวข้อ)

2.1 การวางแผนทรัพยากรบุคคล (HR Planning & Strategy)

• วัตถุประสงค์: ประสานยุทธศาสตร์บุคคลกับเป้าองค์กร
• กระบวนการ:
  1. วิเคราะห์ความต้องการบุคลากร (Demand Forecast)
  2. วิเคราะห์กำลังคนปัจจุบัน (Supply Analysis)
  3. วางแผนกำลังคน (Gap Analysis & Action Plan)
  4. กำหนดดัชนีชี้วัด (HR Metrics & Dashboard)
• ผลลัพธ์: แผนกำลังคนรายปี, แดชบอร์ดติดตามสถานะ

2.2 การสรรหาและคัดเลือกบุคลากร (Recruitment & Selection)

• วัตถุประสงค์: ดึงดูดและคัดเลือกคนที่เหมาะสมกับวัฒนธรรมและงาน
• กระบวนการ:
  1. รับคำขอรับสมัครงาน (Requisition)
  2. กำหนดช่องทางสรรหา (Sourcing Channels)
  3. คัดกรองและสัมภาษณ์ (Screening & Interview)
  4. ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงและเสนอเข้าทำงาน (Background Check & Offer)
• เครื่องมือ: ATS (Applicant Tracking System), คู่มือสัมภาษณ์โครงสร้าง

2.3 การพัฒนาบุคลากร (Training & Development)

• วัตถุประสงค์: ยกระดับสมรรถนะให้สอดคล้องกับทักษะแห่งอนาคต
• กระบวนการ:
  1. วิเคราะห์ความต้องการฝึกอบรม (Training Needs Analysis)
  2. ออกแบบและพัฒนาหลักสูตร (Curriculum Design)
  3. ดำเนินการฝึกอบรม (Implementation)
  4. ประเมินผลประสิทธิภาพ (Kirkpatrick’s Model)
• เครื่องมือ: Individual Development Plan (IDP), LMS (Learning Management System)

2.4 การบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management)

• วัตถุประสงค์: ทำให้พนักงานทำงานบรรลุเป้าหมายและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
• กระบวนการ:
  1. กำหนดเป้าหมาย (Goal Setting – OKRs/KPIs)
  2. ติดตามผลเป็นระยะ (Continuous Feedback)
  3. ประเมินผลประจำปี (Annual Appraisal)
  4. สัมภาษณ์พัฒนางาน (Performance Review & Coaching)
• เครื่องมือ: แบบฟอร์มประเมินผล, ระบบออนไลน์, คู่มือการให้ Feedback

2.5 การบริหารค่าตอบแทนและสวัสดิการ (Compensation & Benefits)

• วัตถุประสงค์: ออกแบบระบบค่าตอบแทนที่เป็นธรรมและดึงดูดใจ
• กระบวนการ:
  1. วิเคราะห์งานและประเมินค่างาน (Job Analysis & Job Evaluation)
  2. วิจัยตลาดเงินเดือน (Salary Survey)
  3. ออกแบบโครงสร้างเงินเดือนและ incentive
  4. บริหารสวัสดิการแบบยืดหยุ่น (Flexible Benefits)
• เครื่องมือ: เกรดเงินเดือน, ระบบเปรียบเทียบอ้างอิงตลาด

2.6 ความสัมพันธ์พนักงานและกฎหมายแรงงาน (Employee Relations & Labor Law)

• วัตถุประสงค์: สร้างสภาพแวดล้อมทำงานที่ดีและปฏิบัติตามกฎหมาย
• กระบวนการ:
  1. ให้คำปรึกษาด้านกฎหมายแรงงาน
  2. ดำเนินการทางวินัยและแก้ปัญหาข้อขัดแย้ง
  3. จัดกิจกรรมสร้างความผูกพัน (Employee Engagement)
  4. ดูแลสวัสดิภาพและความปลอดภัย (Well-being & Safety)
• เครื่องมือ: แนวปฏิบัติเกี่ยวกับวินัย, แบบสำรวจความผูกพัน (Engagement Survey)

2.7 การบริหารข้อมูลทรัพยากรบุคคล (HR Information System – HRIS)

• วัตถุประสงค์: ใช้เทคโนโลยีเพิ่มประสิทธิภาพและการตัดสินใจ
• กระบวนการ:
  1. คัดเลือกและใช้งาน HRIS ให้เหมาะสม
  2. บันทึกและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงาน
  3. รายงานข้อมูลเชิงลึก (HR Analytics)
  4. ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)
• เครื่องมือ: ระบบ HRIS/HRMS, Dashboard, รายงานเชิงวิเคราะห์

2.8 การพัฒนาองค์การและจัดการการเปลี่ยนแปลง (Organization Development & Change Management)

• วัตถุประสงค์: เตรียมองค์กรให้พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลง
• กระบวนการ:
  1. วิเคราะห์วัฒนธรรมองค์กร
  2. ออกแบบโครงสร้างองค์กรใหม่ (Restructuring)
  3. จัดการโครงการเปลี่ยนแปลง (Change Management)
  4. พัฒนาภาวะผู้นำ (Leadership Pipeline)
• เครื่องมือ: แบบประเมินวัฒนธรรม, โมเดลการเปลี่ยนแปลง (เช่น ADKAR)

2.9 การดูแลอาชีพและแผนสืบทอดตำแหน่ง (Career Pathing & Succession Planning)

• วัตถุประสงค์: สร้างเส้นทางอาชีพและเตรียมผู้สืบทอดตำแหน่งหลัก
• กระบวนการ:
  1. Mapping เส้นทางอาชีพ (Career Ladder)
  2. ระบุตำแหน่งสำคัญและผู้มีศักยภาพ (High-Potential)
  3. จัดทำแผนพัฒนาผู้สืบทอด
  4. ติดตามและประเมินความพร้อม
• เครื่องมือ: Talent Review, 9-Box Grid, Succession Plan Matrix

ส่วนที่ 3: กระบวนการทำงานและมาตรฐาน

• ขั้นตอนการทำงาน (SOP) สำหรับแต่ละหน้าที่
• ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPIs) ของฝ่าย HR เช่น:
  • อัตราการลาออก (Turnover Rate)
  • เวลาเฉลี่ยในการสรรหาบุคคล (Time to Fill)
  • ความพึงพอใจต่อการฝึกอบรม (Training Satisfaction)
  • อัตราการบรรจุภายใน (Internal Fill Rate)
• การประชุมและติดตามผล (เช่น ประชุม HR สัปดาห์ละครั้ง, ทบทวนแผนรายไตรมาส)

ส่วนที่ 4: การพัฒนาทีม HR

• สมรรถนะที่จำเป็นสำหรับทีม HR (เช่น Business Acumen, Data Literacy, Coaching Skill)
• แผนพัฒนาทีม HR อย่างต่อเนื่อง
• จริยธรรมและความลับ ในการทำงาน

ส่วนที่ 5: ภาคผนวก

• แบบฟอร์มทั้งหมด (เช่น แบบฟอร์มคำขอ personnel, แบบประเมินผล)
• คลังเทมเพลต (Template) เอกสารสำคัญ
• รายการกฎหมายที่เกี่ยวข้อง (พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล, พ.ร.บ. แรงงาน ฯลฯ)
• แนวทางปฏิบัติในสถานการณ์วิกฤต (เช่น การลดกำลังคน, การระบาดใหญ่)

ข้อแนะนำสำหรับการใช้คู่มือนี้

1. ปรับใช้ตามบริบทองค์กร – ปรับรายละเอียดให้สอดคล้องกับขนาดและวัฒนธรรมองค์กร
2. ทบทวนและปรับปรุง เป็นระยะ (อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง)
3. สื่อสารและฝึกอบรม ให้ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจและใช้ได้จริง
4. ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ เพื่อลดงาน routine และเพิ่มมูลค่าเชิงกลยุทธ์

คู่มือนี้เป็นกรอบการทำงานที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความครอบคลุมของงาน HR ทั้งหมด
ทีม HR ควรทำงานในฐานะ “หุ้นส่วนทางธุรกิจ” ที่ไม่เพียงจัดการงานประจำ แต่ยังขับเคลื่อนผลการดำเนินงานขององค์กรผ่านกลยุทธ์ด้านคนอย่างมีประสิทธิภาพ