การวางแผนกำลังคน (Workforce Planning)

การวางแผนกำลังคน (Workforce Planning) เป็นกระบวนการเชิงกลยุทธ์ที่เชื่อมโยงความต้องการด้านคนเข้ากับเป้าหมายทางธุรกิจ มาดูกันแบบครบวงจร

---

ส่วนที่ 1: Workforce Planning (การวางแผนกำลังคน)

1.1 ขั้นตอนการวางแผนกำลังคน

ขั้นตอนที่ 1: วิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน (Current State Analysis)

• ข้อมูลพื้นฐาน:
• จำนวนพนักงานปัจจุบัน (Headcount)
• โครงสร้างอายุงาน (Age Pyramid)
• อัตราการลาออก (Turnover Rate)
• ทักษะและสมรรถนะปัจจุบัน (Current Skills & Competencies)

ขั้นตอนที่ 2: พยากรณ์ความต้องการในอนาคต (Future Demand Forecasting)

• ปัจจัยที่ต้องพิจารณา:
• แผนธุรกิจ 3-5 ปี
• การขยายตลาด/ผลิตภัณฑ์ใหม่
• เทคโนโลยีและการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล

ขั้นตอนที่ 3: วิเคราะห์ช่องว่าง (Gap Analysis)

• สูตร: ความต้องการในอนาคต – สภาพปัจจุบัน = ช่องว่าง
• ประเภทช่องว่าง:
• ช่องว่างด้านจำนวน (Quantitative Gap)
• ช่องว่างด้านทักษะ (Qualitative Gap)

ขั้นตอนที่ 4: จัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan)

• เพื่อปิดช่องว่าง:
• การสรรหา (Recruitment)
• การฝึกอบรม (Training)
• การพัฒนาผู้นำ (Leadership Development)
• การ Outsource

ขั้นตอนที่ 5: ติดตามและประเมินผล (Monitoring & Evaluation)

• ติดตามความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง
• ปรับแผนตามสถานการณ์จริง

ส่วนที่ 2: Job Analysis (การวิเคราะห์งาน)

เป็นกระบวนการ systematic ในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน

2.1 วิธีการวิเคราะห์งาน

• การสัมภาษณ์ (Interviews) – พูดคุยกับผู้ปฏิบัติงานและหัวหน้า
• การสังเกตการณ์ (Observation) – ดูการทำงานจริง
• แบบสอบถาม (Questionnaires) – ใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
• การบันทึกงาน (Work Log) – ให้พนักงานบันทึกกิจกรรมรายวัน

2.2 ข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งาน

• หน้าที่และความรับผิดชอบ (Duties & Responsibilities)
• ความรู้และทักษะที่ต้องการ (Required Knowledge & Skills)
• สภาพการทำงาน (Working Conditions)
• ความสัมพันธ์ในองค์กร (Organizational Relationships)

ส่วนที่ 3: Job Description – JD (คำบรรยายลักษณะงาน)

เป็นเอกสารที่ได้จากการวิเคราะห์งาน

3.1 องค์ประกอบสำคัญของ JD

1. ข้อมูลพื้นฐาน

• ชื่อตำแหน่ง (Job Title)
• สังกัดฝ่าย/แผนก (Department)
• สายการรายงาน (Reporting Line)

1. วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง (Job Purpose)

• บทบาทโดยรวมของตำแหน่ง

1. หน้าที่และความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)

• ระบุ 5-8 หน้าที่หลัก
• ใช้คำกริยาที่ชัดเจน เช่น “จัดทำ”, “วิเคราะห์”, “พัฒนาการ”

1. คุณสมบัติผู้สมัคร (Qualifications)

• การศึกษา
• ประสบการณ์ทำงาน
• ทักษะเฉพาะทาง

1. สภาพการทำงาน (Working Conditions)

• สถานที่ทำงาน
• เวลาการทำงาน
• การเดินทาง

ส่วนที่ 4: KPI (ตัวชี้วัดผลงาน)

4.1 หลักการกำหนด KPI ที่ดี (SMART KPI)

• Specific – เจาะจง
• Measurable – วัดผลได้
• Achievable – บรรลุได้
• Relevant – สอดคล้องกับงาน
• Time-bound – มีกรอบเวลา

4.2 ตัวอย่าง KPI ตามตำแหน่ง

ตำแหน่งนักขาย:

• ยอดขายต่อเดือน
• จำนวนลูกค้าใหม่
• อัตราการเติบโตของยอดขาย

ตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายผลิต:

• อัตราการใช้กำลังการผลิต
• ต้นทุนการผลิตต่อหน่วย
• อัตราของเสีย

ตำแหน่งนักพัฒนาซอฟต์แวร์:

• จำนวนงานที่เสร็จตามกำหนด
• จำนวนบั๊กที่พบ
• ความพึงพอใจของผู้ใช้

---

ส่วนที่ 5: Manpower Budgeting (การงบประมาณกำลังคน)

5.1 องค์ประกอบของงบประมาณกำลังคน

1. ต้นทุนเงินเดือนและค่าจ้าง (Salary & Wage Costs)

• เงินเดือนพื้นฐาน
• โอที (Overtime)
• โบนัสและเงินรางวัล

2. ต้นทุนสวัสดิการ (Benefits Costs)

• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
• ประกันสังคม
• ประกันสุขภาพ
• ค่าทำงานล่วงเวลา

3. ต้นทุนการพัฒนาพนักงาน (Development Costs)

• ค่าฝึกอบรม
• ค่าเรียนต่อ
• ค่าการมีส่วนร่วมสัมมนา

4. ต้นทุนการสรรหา (Recruitment Costs)

• ค่าโฆษณารับสมัคร
• ค่าธรรมเนียมบริษัทจัดหางาน
• ค่าสัมภาษณ์

5.2 ขั้นตอนการจัดทำงบประมาณ

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมข้อมูลพื้นฐาน

• จำนวนพนักงานปัจจุบัน
• แผนการจ้างงานใหม่
• นโยบายการปรับเงินเดือน

ขั้นตอนที่ 2: ประมาณการต้นทุน

• คำนวณต้นทุนต่อคน
• คูณด้วยจำนวนพนักงาน
• เตรียมงบประมาณสำรอง

ขั้นตอนที่ 3: ขออนุมัติ

• นำเสนอต่อผู้บริหาร
• อธิบายความจำเป็นและผลตอบแทน

ขั้นตอนที่ 4: ติดตามการใช้จ่าย

• เปรียบเทียบงบประมาณและใช้จ่ายจริง
• ปรับปรุงตามความจำเป็น

ส่วนที่ 6: การบูรณาการทั้งหมดเข้าด้วยกัน

6.1 แผนภาพการเชื่อมโยง

Business Strategy 
    ↓
Workforce Planning
    ↓
Job Analysis → Job Description
    ↓
KPI Setting ← Competency Model
    ↓
Manpower Budgeting
    ↓
Implementation & Monitoring

6.2 ตัวอย่างการนำไปใช้

บริษัท XYZ ต้องการเปิดสาขาใหม่ 3 สาขา

1. Workforce Planning:

• ต้องการพนักงาน 50 ตำแหน่ง
• ระยะเวลา 6 เดือน

2. Job Analysis & JD:

• วิเคราะห์งาน 10 ตำแหน่งหลัก
• เขียน JD ให้ชัดเจน

3. KPI Development:

• กำหนด KPI สำหรับแต่ละตำแหน่ง
• เช่น ยอดขาย, ความพึงพอใจลูกค้า

4. Manpower Budgeting:

• งบประมาณ 15 ล้านบาท
• รวมเงินเดือน, สวัสดิการ, การฝึกอบรม

ส่วนที่ 7: เครื่องมือและเทคนิคที่แนะนำ

7.1 เครื่องมือวิเคราะห์

• SWOT Analysis – วิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน
• Gap Analysis – วิเคราะห์ช่องว่าง
• Workforce Analytics – ใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ

7.2 เทมเพลต

• JD Template – แบบฟอร์มมาตรฐาน
• KPI Scorecard – การ์ดวัดผลงาน
• Budget Worksheet – ตารางงบประมาณ

สรุป

การวางแผนกำลังคนอย่างมีประสิทธิภาพต้องเริ่มจาก ความเข้าใจธุรกิจ ที่ลึกซึ้ง แล้วจึงค่อยๆ แตกออกมาเป็น Job Analysis, JD, KPI และ Manpower Budgeting ที่สอดคล้องกัน

ข้อแนะนำ: ควรทบทวนและปรับปรุงแผนกำลังคนอย่างน้อยปีละครั้ง หรือเมื่อมีปัจจัยสำคัญเปลี่ยนแปลง เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์จริงเสมอ