วิธีจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูล: เคล็ดลับและคำแนะนำทีละขั้นตอน

วิธีจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูล: เคล็ดลับและคำแนะนำทีละขั้นตอน

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ข้อมูลที่คุณรวบรวมก็จะเติบโตตามไปด้วย 

ซึ่งรวมถึงข้อมูลติดต่อลูกค้า ข้อมูลการขาย รายการสินค้าคงคลัง เวชระเบียน ข้อมูลทางการเงิน และอื่นๆ แม้ว่าธุรกิจขนาดเล็กจะจัดการการป้อนข้อมูลได้ง่ายกว่า แต่ยิ่งองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้น การติดตามข้อมูลทั้งหมดของคุณก็จะยิ่งยากขึ้นเท่านั้น และถ้าคุณไม่ระวัง คุณอาจพบว่าตัวเองถูกครอบงำโดยไม่ทันรู้ตัว 

ก่อนที่สิ่งต่างๆ จะหมดไป คุณต้องค้นหาและจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลที่จะดูแลข้อมูลทั้งหมด ช่วยให้คุณใช้เวลาไปกับความพยายามที่มีประสิทธิผลมากขึ้น 

ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลคือมืออาชีพที่มีหน้าที่ป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์ สเปรดชีต และรูปแบบดิจิทัลอื่นๆ

ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลต้องการทักษะการพิมพ์ที่ดี ความใส่ใจในรายละเอียด และความสามารถในการป้อนข้อมูลอย่างรวดเร็วและแม่นยำ พวกเขายังต้องการความรู้ที่แน่นแฟ้นเกี่ยวกับแอปพลิเคชันสเปรดชีต เช่นMicrosoft Excelและ Google ชีต 

ในบทความนี้ เราจะสำรวจว่าผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลคืออะไร และพวกเขาทำอะไร ทักษะของพวกเขา ตลอดจนวิธีค้นหาและจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลสำหรับองค์กรของคุณ 

ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลคืออะไร? 

ตามที่กล่าวไว้ ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลคือมืออาชีพที่รับผิดชอบในการป้อนและจัดระเบียบข้อมูลจากแหล่งต่างๆ และเตรียมข้อมูลให้ทีมอื่นๆ ประมวลผล โดยทั่วไปแล้ว บทบาทของผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลจะเป็นส่วนหนึ่งของทีมผู้ดูแลระบบขององค์กร

ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลจะช่วยคุณประหยัดเวลา เงิน และทรัพยากร (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาทำงานจากระยะไกล) ด้วยการทำให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด: ทำให้บริษัทของคุณเติบโตและมีรายได้เพิ่มขึ้น 

ต่อไปนี้เป็นเหตุผลหลัก 3 ประการที่ควรพิจารณาว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลเพื่อช่วยให้องค์กรของคุณทำงานเสร็จลุล่วงได้มากขึ้นโดยที่ประหยัดค่าใช้จ่าย: 

ปรับปรุงการจัดการเวลาและองค์กร

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น คุณจะต้องเริ่มโฟกัสไปที่งานระดับที่สูงขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เช่น การขยายฐานลูกค้าของคุณ การหานักลงทุน และท้ายที่สุดก็ปรับขนาดบริษัทไปสู่ระดับใหม่

อย่างไรก็ตาม ยิ่งองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่ขึ้น คุณก็จะรวบรวมข้อมูลได้มากขึ้นเท่านั้น ข้อมูลทั้งหมดนี้จะต้องจัดเก็บและจัดระเบียบ ซึ่งเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน นี่คือเหตุผลว่าทำไมการมอบหมายงานให้กับผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลจึงมีประสิทธิภาพมากกว่า 

รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว

แม้ว่าการป้อนข้อมูลอาจฟังดูง่ายพอสำหรับทุกคน แต่จริงๆ แล้วต้องอาศัยทักษะที่ไม่ค่อยมีใครมี

ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลที่ดีรู้วิธีเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ เพื่อให้ธุรกิจของคุณไม่เต็มไปด้วยข้อมูลเมื่อธุรกิจเติบโต นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องได้ง่ายขึ้นด้วยการจัดระเบียบข้อมูลให้สอดคล้องกับขั้นตอนของบริษัทของคุณ 

คุ้มค่ากับการลงทุน

ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลมักมีรายได้ระหว่าง $29,700 ถึง $49,740 ต่อปีขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม สำหรับหลายๆ บริษัท นี่เป็นการลงทุนเพียงเล็กน้อยที่สามารถจ่ายได้อย่างรวดเร็ว โดยพิจารณาจากภาระที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลสามารถยกออกจากส่วนที่เหลือในทีมของคุณได้ 

ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลทำอะไร? 

ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลคืออะไรและคุณจะได้รับอะไรจากการลงทุนในผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูล ก็ถึงเวลาที่ต้องพิจารณาหน้าที่ที่แน่นอนของมืออาชีพรายนี้

ความรับผิดชอบหลักของผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลคือการป้อนข้อมูลลงในระบบอย่างถูกต้อง ตรวจสอบความถูกต้อง และรักษาความสมบูรณ์ของระบบ ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลอาจทำงานในหลากหลายอุตสาหกรรม รวมถึงการดูแลสุขภาพ การเงิน การค้าปลีก และอื่นๆ

นี่คือหน้าที่ที่แน่นอนของพวกเขา: 

• การรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล:ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลจะรวบรวมข้อมูลจากแบบสำรวจ แบบฟอร์มออนไลน์ และธุรกรรมการขาย และจัดระเบียบเป็นฐานข้อมูลเพื่อให้สมาชิกในทีมคนอื่นๆ ใช้งานได้ง่าย นอกจากนี้ยังสามารถแปลงไฟล์เสียงเป็นเอกสารที่อ่านได้เพื่อความสะดวกในการใช้งาน
• ข้อมูลดิจิทัล:แม้ว่าทุกวันนี้ทุกคนจะใช้คอมพิวเตอร์ แต่ข้อมูลจำนวนมากยังคงมาในรูปแบบของเอกสาร ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลจะแยกและแปลงข้อมูลนั้นให้เป็นดิจิทัลเพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้ 
• การตรวจสอบและอัปเดตข้อมูล:ข้อมูลจะล้าสมัยเมื่อเวลาผ่านไป ดังนั้นผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลจึงจำเป็นต้องอัปเดตและตรวจสอบข้อมูลนั้น 
• การตรวจสอบข้อผิดพลาด:ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลต้องตรวจสอบข้อมูลซ้ำอย่างต่อเนื่องเพื่อระบุและแก้ไขการป้อนข้อมูลซ้ำ ชื่อที่ไม่ถูกต้อง พิมพ์ผิด และข้อผิดพลาดอื่นๆ 
• การรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล:สเปรดชีตของคุณอาจเสียหายเมื่อเวลาผ่านไป ระบบของคุณอาจติดไวรัส หรือคุณอาจลบบางอย่างโดยไม่ได้ตั้งใจ ข้อมูลสูญหายประมาณ 29% เกิดจากอุบัติเหตุและความผิดพลาด และ 30% ของคอมพิวเตอร์ติดมัลแวร์แล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลของคุณจะเตรียมพร้อมสำหรับปัญหาเหล่านี้โดยการรักษาสำเนาสำรองของข้อมูลทั้งหมดขององค์กรของคุณ 

ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลต้องการทักษะและประสบการณ์อะไรบ้าง? 

ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลที่ดีควรมีความสามารถหลักหลายประการ หากคุณต้องการจ้าง TestGorilla สามารถสนับสนุนกระบวนการ  คัดกรองก่อนการจ้างงาน ของคุณโดยทำให้คุณสามารถประเมินทักษะเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายและคัดกรองผู้สมัครที่ไม่มีคุณสมบัติ

นี่คือทักษะที่คุณควรมองหา: 

• ความสามารถในการทำงานกับข้อมูล:ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลของคุณต้องสามารถทำงานกับชุดข้อมูลได้ การทดสอบ การทำงานกับข้อมูลของ TestGorilla จะประเมินความสามารถของผู้สมัครในการจัดการข้อมูลอย่างถูกต้อง ใช้กราฟและแผนภูมิ และดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลพื้นฐาน 
• พิมพ์เร็ว:ผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลควรสามารถเขียนคำต่อนาทีได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้ทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ TestGorilla มีการทดสอบการพิมพ์ความเร็วสามแบบที่คุณสามารถใช้ได้ตามความต้องการของคุณ:
  • การทดสอบการพิมพ์ความเร็ว (ตัวพิมพ์เล็กเท่านั้น)
  • การทดสอบการพิมพ์ความเร็ว (ตัวพิมพ์ใหญ่และเครื่องหมายวรรคตอน)
  • ทดสอบการพิมพ์เร็ว (เฉพาะตัวเลข)
• การใส่ใจในรายละเอียด (ข้อความ):การ ทดสอบ การใส่ใจในรายละเอียดที่เป็นข้อความจะประเมินความสามารถของผู้สมัครในการประมวลผลและเปรียบเทียบข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษร ตรวจสอบความไม่สอดคล้องกัน และสังเกตเห็นข้อผิดพลาด 
• ความสามารถในการใช้ Microsoft Excel และ Google ชีต:การทดสอบ Google ชีตและ Microsoft Excel จะประเมินความคุ้นเคยของผู้สมัครกับโปรแกรมสเปรดชีต และความสามารถในการใช้ฟังก์ชันตัวเลข ข้อความ และลอจิกของซอฟต์แวร์ ผู้คนสองพันล้านคนทั่วโลกใช้ Google ชีตหรือ Excel ดังนั้นการมีผู้รู้วิธีใช้งานซอฟต์แวร์ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายนี้จึงเป็นข้อได้เปรียบอย่างยิ่ง 
• การจัดการและการจัดการฐานข้อมูล:ความสามารถในการจัดการ จัดเก็บ และเข้าถึงข้อมูลที่คุณต้องการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลทุกคน การทดสอบการจัดการและการจัดการฐานข้อมูลจะประเมินความสามารถของผู้สมัครในการจัดการและตรวจสอบฐานข้อมูล และรับประกันความปลอดภัยและความสมบูรณ์ 

วิธีจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูล 

การค้นหาและว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณอาจเป็นเรื่องง่ายหากคุณรู้วิธีที่ถูกต้อง ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อทำให้กระบวนการจ้างงานของคุณเหมือนอยู่ในสวนสาธารณะ 

สร้างโปรไฟล์ผู้สมัครในอุดมคติ

เริ่มต้นด้วยการสร้างโปรไฟล์ผู้สมัครในอุดมคติ 

คุณกำลังมองหาคนประเภทไหน? แม้ว่าคุณต้องการคนที่มีทักษะที่เกี่ยวข้องกับงาน แต่คุณก็ต้องการหาผู้สมัครที่มีวัฒนธรรม ในอุดมคติ สำหรับทีมของคุณ 

นอกจากนี้ ลองคิดดูว่าบุคคลนี้จะทำอะไรและต้องเข้ามาในสำนักงานหรือทำงานจากระยะไกลหรือไม่ หากพวกเขาจำเป็นต้องทำงานในสำนักงาน คุณมีฮาร์ดแวร์และพื้นที่สำนักงานที่เหมาะสมสำหรับพวกเขาหรือไม่ หรือพวกเขาจำเป็นต้องนำแล็ปท็อปมาเองและใช้โต๊ะร่วมกับเพื่อนร่วมงานหรือไม่ 

คุณต้องการจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลระดับเริ่มต้นซึ่งคุณจะต้องฝึกอบรมแต่ไม่ต้องการค่าจ้างสูงหรือไม่ หรือต้องการคนที่มีประสบการณ์สามารถเริ่มงานได้ทันทีแต่คาดหวังค่าตอบแทนที่สูงกว่า? 

การตอบคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณเขียนรายละเอียดงานได้ดีขึ้นและพบผู้สมัครที่เหมาะสม 

เขียนรายละเอียดงาน

การเขียนรายละเอียดงานที่น่าสนใจคือกุญแจสำคัญในการค้นหาผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบ 

โดยปกติ รายละเอียดงานของคุณควรมีดังต่อไปนี้:

• ชื่องาน
• รายละเอียดงาน
• หน้าที่
• จ่าย
• ประโยชน์
• คุณสมบัติ

เริ่มต้นด้วยการระบุชื่องานและระบุรายละเอียดของงาน 

จากนั้นระบุหน้าที่หลักของบทบาท เช่น การป้อนข้อมูล ความเร็วในการพิมพ์ ข้อมูลดิจิทัล และการจัดการคำสั่งซื้อของลูกค้าเมื่อพวกเขาเข้าสู่ระบบของคุณ หากคุณกำลังใช้แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ใดๆ ให้รวมไว้ในรายละเอียดงานของคุณด้วย

จากนั้น ให้ระบุค่าตอบแทน สิทธิพิเศษ และสวัสดิการ และกำหนดว่าผู้สมัครจะต้องเดินทางหรือจอดรถใกล้ที่ทำงานหรือไม่ อะไรก็ตามที่สามารถทำให้ตำแหน่งนั้นน่าดึงดูดยิ่งขึ้นก็เป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การกล่าวถึง 

สุดท้าย เพิ่มคุณสมบัติที่ผู้สมัครควรมีในการสมัครงาน 

ลงประกาศเปิดงาน

เมื่อคุณเตรียมรายละเอียดงานแล้ว ก็ถึงเวลาโพสต์ออนไลน์

โฆษณาตำแหน่งงานว่างบนเว็บไซต์และโซเชียลมีเดียของคุณ โดยเฉพาะ LinkedIn คุณยังสามารถเข้าร่วมงานแสดงงานหรือการประชุมเพื่อดึงดูดผู้สมัครที่มีศักยภาพ 

ยิ่งคุณโฆษณาบทบาทมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งมีส่วนร่วมมากขึ้นเท่านั้น และผู้สมัครก็จะยิ่งสมัครมากขึ้นเท่านั้น 

ใช้การทดสอบก่อนคัดกรอง

ทันทีที่แอปพลิเคชันเริ่มเข้ามา คุณสามารถเริ่มคัดกรองและตัดสิทธิ์ใครก็ตามที่ไม่มีทักษะหรือข้อมูลประจำตัวที่เหมาะสม 

แม้ว่าเรซูเม่จะบอกคุณถึงแง่มุมของผู้สมัคร แต่วิธีเดียวที่จะตัดสินว่าพวกเขามีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับตำแหน่งนั้นหรือไม่คือการใช้แบบทดสอบก่อนการจ้างงาน ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น TestGorilla มีแบบทดสอบมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อประเมินทักษะของผู้สมัคร

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้การประเมินทักษะแก่ผู้สมัครทั้งหมดของคุณเพื่อพิจารณาว่าใครควรค่าแก่เวลาสัมภาษณ์มากที่สุด 

คัดเลือกผู้สมัครเข้าสัมภาษณ์ 

ผู้สมัครที่ทำคะแนนสูงสุดในการทดสอบก่อนเข้าทำงานคือผู้ที่คุณควรเชิญเข้ารับการสัมภาษณ์ ใช้การสัมภาษณ์เพื่อระบุจุดอ่อนของผู้สมัครและตัดสินลักษณะของพวกเขา

แม้ว่าบางคนอาจเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการป้อนข้อมูลที่ยอดเยี่ยม แต่ถ้าพวกเขาไม่เหมาะกับทีมของคุณ คุณก็ยังลงเอยด้วยการจ้างงานที่ไม่ดีซึ่งทำให้คุณเสียเงินและเวลา สถิติแสดงให้เห็นว่าค่า ใช้จ่ายเฉลี่ยของการจ้างงานที่ไม่ดีคือ30% ของเงินเดือนประจำปีของพนักงาน

หลีกเลี่ยงการจ้างผิดโดยถามคำถามที่ไม่เกี่ยวกับเทคนิคเพื่อทำความรู้จักกับคนตรงหน้าคุณ ไม่ว่าจะเป็นแบบเห็นหน้ากันหรือผ่านวิดีโอคอล 

ตัดสินใจว่าจ้าง

หลังจากดำเนินการสัมภาษณ์แล้ว คุณควรเหลือผู้สมัครหนึ่งหรือสองคนที่แสดงศักยภาพที่ดี พวกเขาจะมีทักษะและความรู้สูงและเหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับทีมของคุณ

ณ จุดนี้ คุณจะต้องพึ่งพาความเชี่ยวชาญของคุณในฐานะผู้สรรหาว่าจ้างบุคคลที่เหมาะสม ใช้เวลาในการตรวจสอบผลการทดสอบของผู้สมัครและคำตอบในการสัมภาษณ์และตัดสินใจ อย่ารีบร้อนเมื่อต้องเลือก ท้ายที่สุด คุณอาจต้องทำงานกับบุคคลนี้เป็นเวลานาน ดังนั้นคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกคนที่เหมาะสมกับทีมและองค์กรของคุณมากที่สุด 

ขยายข้อเสนอของคุณ

เมื่อคุณเลือกแล้ว ให้ขยายข้อเสนอ 

แสดงความยินดีกับผู้สมัครและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาพร้อมที่จะเริ่มทำงานกับคุณ คุณสามารถเริ่มกระบวนการเริ่มต้นใช้งานได้ทันทีเพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วม ช่วยให้พวกเขาเรียนรู้เกี่ยวกับโครงสร้างของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว และเตรียมพวกเขาให้พร้อมเริ่มทำงานโดยเร็วที่สุด

ที่มาโดย: มิเลนา อเล็กซานโดรวา