วิธีเขียนคำอธิบายงานผู้ช่วยผู้บริหารพร้อมเทมเพลต

วิธีเขียนคำอธิบายงานผู้ช่วยผู้บริหารพร้อมเทมเพลต

ผู้ช่วยผู้บริหารมีบทบาทสำคัญในองค์กรโดยการสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง อำนวยความสะดวกในการสื่อสาร และเชื่อมช่องว่างระหว่างพนักงานและความเป็นผู้นำ แม้ว่างานอาจดูตรงไปตรงมา โดยชักนำให้บุคคลที่มีคุณสมบัติไม่ครบถ้วนจำนวนมากมาสมัครงานในตำแหน่งที่เปิดรับ ผู้ช่วยผู้บริหารจะต้องมีทักษะเฉพาะด้านทั้งด้านแข็งและด้านอ่อนจึงจะประสบความสำเร็จ

การเขียนคำอธิบายลักษณะงานที่ดีเป็นขั้นตอนแรกในการจ้างผู้ช่วยผู้บริหารที่มีคุณสมบัติเหมาะสม โดยจะระบุทักษะและคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณดึงดูดผู้มีความสามารถที่เหมาะสมได้

ด้านล่างนี้เราช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการเขียนคำบรรยายลักษณะงานที่มีประสิทธิภาพและข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง นอกจากนี้เรายังแชร์เทมเพลตฟรีเพื่อให้คุณสามารถเริ่มสร้างคำอธิบายงานผู้ช่วยผู้บริหารของคุณได้ตั้งแต่วันนี้

ผู้ช่วยผู้บริหารคืออะไร? 

ผู้ช่วยผู้บริหารให้การสนับสนุนด้านการบริหารแก่เจ้าหน้าที่ C-suite ผู้จัดการระดับสูง หรือผู้นำบริษัทอื่นๆ พวกเขาจัดการงานประจำวันของผู้บริหารเพื่อให้ผู้บริหารสามารถมุ่งเน้นไปที่ความรับผิดชอบเชิงกลยุทธ์ของตนได้ 

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสิ่งที่ผู้ช่วยผู้บริหารทำ:

• กำหนดเวลาและประสานงานการประชุมและการนัดหมาย 
• จัดการจดหมายผ่านอีเมล โทรศัพท์ และช่องทางการสื่อสารอื่นๆ 
• ทำหน้าที่เป็นจุดติดต่ออันดับแรกสำหรับผู้บริหาร พูดคุยกับพนักงานคนอื่น ๆ และบุคคลภายนอก และถ่ายทอดข้อมูลที่ใช้ร่วมกันไปยังผู้บริหาร
• ดูแลงานธุรการต่างๆ เช่น จัดระเบียบเอกสาร ดูแลรักษาเครื่องใช้สำนักงาน จัดเตรียมการเดินทาง สร้างรายงาน จัดการค่าใช้จ่าย และอื่นๆ

ทักษะสำคัญที่ต้องมองหาในผู้ช่วยผู้บริหาร 

ต่อไปนี้เป็นทักษะและคุณลักษณะพื้นฐานที่ควรพิจารณาเมื่อจ้างผู้ช่วยผู้บริหาร 

ทักษะทางเทคนิค

• มีความเชี่ยวชาญในการใช้ระบบปฏิบัติการต่างๆ เช่น Microsoft Windows และ MacOS และการแก้ไขปัญหาทางเทคนิค 
• มีทักษะในการจัดการกล่องจดหมายของผู้บริหาร จัดลำดับความสำคัญของข้อความ และตอบกลับอย่างมีประสิทธิภาพ
• คุ้นเคยกับซอฟต์แวร์เช่น Microsoft Office และ Google Suite เพื่อสร้างและแก้ไขเอกสาร สเปรดชีต และงานนำเสนอ
• พิมพ์บันทึกย่อ ถอดความรายงานการประชุม และตอบกลับจดหมายด่วนได้  
• มีทักษะในการจัดการสถานะออนไลน์ของผู้บริหารและบัญชีบริษัทบนโซเชียลมีเดีย

ทักษะและลักษณะที่อ่อนนุ่ม

• ทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและวาจาที่ดีในการถ่ายทอดข้อมูลอย่างมืออาชีพ รวดเร็ว และถูกต้อง
• ความใส่ใจในรายละเอียดและการระบุข้อผิดพลาดในเอกสาร ข้อมูล และจดหมายโต้ตอบอย่างรวดเร็ว 
• มีประสิทธิภาพในการจัดการเวลา จัดลำดับความสำคัญของงาน และปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้ตรงตามกำหนดเวลา 
• สามารถปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง ความท้าทายที่ไม่คาดคิด และความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้บริหาร  
• สามารถระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการทำงานของผู้บริหารในเชิงรุกและค้นหาแนวทางแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ

วิธีการเขียนคำอธิบายงานผู้ช่วยผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพ 

ปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้เพื่อเขียนคำอธิบายลักษณะงานที่ดีสำหรับบทบาทผู้ช่วยผู้บริหารของคุณ 

ปรับแต่งให้สะท้อนความต้องการของผู้บริหาร 

ปรับแต่งรายละเอียดงานของคุณให้สะท้อนถึงความต้องการเฉพาะของผู้บริหารการจ้างงาน ตัวอย่างเช่น หากพวกเขาต้องการผู้ช่วยที่สามารถเดินทางร่วมกับพวกเขาได้บ่อยๆ ให้ระบุสิ่งนี้ในคำอธิบายบทบาท เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการคัดเลือกผู้สมัครที่ไม่สามารถเดินทางได้ 

นอกจากนี้ อธิบายรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร ความชอบ หรือนิสัย เช่น จำเป็นต้องมีบันทึกย่อสำหรับการประชุมทุกครั้ง หรือต้องการสื่อสารทางอีเมลมากกว่าการโทรศัพท์

ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้ผู้สมัครประเมินความเข้ากันได้กับผู้บริหารก่อนสมัคร

ใช้ภาษาที่เน้นการกระทำ 

เขียนคำบรรยายลักษณะงานของคุณโดยใช้ภาษาที่กระตือรือร้นเพื่อเน้นลักษณะแบบไดนามิกของบทบาทผู้ช่วยผู้บริหาร ใช้คำกริยาการกระทำเช่น “จัดการ” ใน “จัดการกำหนดการที่เปลี่ยนแปลงไป” แทนที่จะเป็น “ทักษะการจัดการปฏิทิน” ที่ฟังดูเรียบๆ

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเน้นย้ำสิ่งที่ผู้สมัครต้องทำในบทบาทนี้ได้มากขึ้น และเน้นทักษะที่จำเป็น เช่น ความสามารถในการปรับตัวและความคิดริเริ่ม

กล่าวถึงโอกาสการเติบโตและความก้าวหน้า

ผู้ช่วยผู้บริหารได้รับแรงบันดาลใจจากการมองเห็นเส้นทางการเติบโตที่ชัดเจน พูดคุยถึงความก้าวหน้าในอาชีพ การเรียนรู้ และโอกาสในการพัฒนาในรายละเอียดงานของคุณ สิ่งนี้จะช่วยคุณดึงดูดผู้สมัครที่มีความทะเยอทะยานและมุ่งมั่น และทำให้คุณได้เปรียบเหนือคู่แข่ง 

เทมเพลตคำอธิบายงานผู้ช่วยผู้บริหาร 

ต่อไปนี้คือ เทมเพลตคำอธิบายงานผู้ช่วยผู้บริหารเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้นสร้างงานของคุณเอง 

แนะนำ บริษัท 

เขียนคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับบริษัทของคุณ รวมถึงชื่อ ผลิตภัณฑ์หรือบริการ และพันธกิจ คุณควรสรุปความสำเร็จล่าสุดของบริษัทของคุณและเน้นว่าทำไมบริษัทถึงเป็นผู้นำในอุตสาหกรรม 

ประโยชน์ของการทำงานกับบริษัทของคุณ 

อภิปรายว่าเหตุใดบริษัทของคุณจึงเป็นสถานที่ที่เหมาะสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารในการทำงาน ตัวอย่างเช่น เขียนเกี่ยวกับผลประโยชน์ของพนักงาน เช่น การดูแลสุขภาพ แผนการเกษียณอายุ การทำงานที่ยืดหยุ่น และโอกาสการเรียนรู้และการพัฒนา

สรุปงานผู้ช่วยผู้บริหาร 

[ชื่อ บริษัท]

ตำแหน่งงาน: ผู้ช่วยผู้บริหาร [เช่น ประธานเจ้าหน้าที่บริหารหรือหัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ]

รายงานต่อ: [เช่น ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร หรือ หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ]

ประเภทตำแหน่ง: [เช่น งานเต็มเวลา งานนอกเวลา หรืองานอิสระ]

ตำแหน่ง: [ในสถานที่ ไฮบริด หรือระยะไกล]

[รายละเอียดเงินเดือนและสวัสดิการ]

ความรับผิดชอบของผู้ช่วยผู้บริหาร 

• จัดการปฏิทินของผู้บริหารโดยการจัดกำหนดการประชุม การนัดหมาย และกิจกรรมต่างๆ
• คัดกรองและจัดลำดับความสำคัญของการโทร อีเมล และการสื่อสารอื่น ๆ ในนามของผู้บริหาร
• วางแผนการจัดการการเดินทางของผู้บริหาร รวมถึงการจองเที่ยวบิน ที่พัก การเดินทาง และจัดทำแผนการเดินทางสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ
• สร้างและแก้ไขเอกสาร รายงาน และการนำเสนอเพื่อสนับสนุนผู้บริหารในการทำงาน
• จัดระเบียบเอกสารสำคัญ รับรองการจัดเก็บเอกสารและการเก็บบันทึกที่ปลอดภัย รายงานค่าใช้จ่าย และจัดการเครื่องใช้สำนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ
• ทำหน้าที่เป็นช่องทางการติดต่อเบื้องต้นสำหรับผู้บริหารและตอบสนองต่อผู้มีส่วนได้เสียทั้งภายในและภายนอกอย่างรวดเร็วและเป็นมืออาชีพ

คุณสมบัติ 

• วุฒิปริญญาตรี สาขาบริหารธุรกิจ การสื่อสาร หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
• มีประสบการณ์อย่างน้อย 3 ปีในบทบาทธุรการหรือผู้ช่วยผู้บริหาร
• มีความเชี่ยวชาญสูงกับ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) การจัดการอีเมล และเครื่องมือกำหนดเวลา

คุณสมบัติที่ต้องการ 

• การรับรองวิชาชีพ เช่น Certified Administrative Professional (CAP) หรือ Certified Executive Assistant (CEA)
• ความคุ้นเคยกับ [อุตสาหกรรมหรือภาคส่วนเฉพาะที่องค์กรของคุณดำเนินการ]

3 สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อเขียน Job Description สำหรับผู้ช่วยผู้บริหาร 

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้เมื่อเขียนรายละเอียดงานผู้ช่วยผู้บริหารของคุณ

ละเลยบทบาทของลักษณะบุคลิกภาพและคุณลักษณะทางพฤติกรรม

ผู้ช่วยผู้บริหารจำเป็นต้องแสดงให้เห็นถึงคุณลักษณะและคุณลักษณะบางอย่างเพื่อให้ประสบความสำเร็จในบทบาทนี้ การไม่ระบุสิ่งเหล่านี้ในคำอธิบายงานของคุณหมายความว่าคุณเสี่ยงที่จะจ้างผู้ช่วยที่สามารถพิมพ์ได้อย่างรวดเร็วและสร้างสเปรดชีต แต่ขาดความฉลาดทางอารมณ์ ความสามารถในการปรับตัว ดุลยพินิจ หรือความเป็นมืออาชีพ 

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณลักษณะที่คุณมองหาเป็นส่วนเสริมมากกว่าที่จะขัดแย้งกับบุคลิกภาพของผู้บริหาร ตัวอย่างเช่น ผู้บริหารที่เร่งรีบจะทำงานร่วมกับผู้ช่วยที่สบายๆ ได้ไม่ดีนัก 

ลืมที่จะหารือเกี่ยวกับวัฒนธรรมของบริษัทและผลประโยชน์ของพนักงาน 

บริษัทส่วนใหญ่จ้างผู้ช่วยผู้บริหาร จึงมีความต้องการผู้สมัครที่ดีที่สุดอยู่เสมอ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องขายบทบาทของคุณให้กับผู้สมัครที่มีศักยภาพ เพื่อที่พวกเขาจะได้สมัครงานกับบริษัทของคุณ ไม่ใช่คู่แข่ง

ในการดำเนินการนี้ ให้เน้นวัฒนธรรมบริษัทและประโยชน์ที่บริษัทของคุณเสนอไว้ในคำอธิบายงานของคุณ ตัวอย่างเช่น กล่าวถึงว่าองค์กรของคุณสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีให้กับพนักงานทุกคน และจัดให้มีประกันสุขภาพและเวลาพักร้อนที่คุ้มค่า ข้อมูลนี้สามารถทำให้บทบาทนี้น่าสนใจยิ่งขึ้น 

การใช้ภาษาที่มีอคติ  

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำบรรยายลักษณะงานของคุณไม่มีภาษาใดๆ ที่อาจทำให้เกิดอคติทางเพศและทัศนคติเหมารวมเกี่ยวกับผู้ช่วยผู้บริหาร ซึ่งมักเข้าใจผิดว่าเป็นผู้หญิง 

หลีกเลี่ยงวลีเช่น “ผู้สมัครในอุดมคติควรมีพฤติกรรมที่น่าพึงพอใจ” ที่บ่งบอกเป็นนัยว่าบทบาทนั้นเหมาะสมกับเพศที่เฉพาะเจาะจงมากกว่า ให้ใช้วลีที่เป็นกลางเช่น “ผู้สมัครในอุดมคติควรเป็นมืออาชีพและเป็นนักสื่อสารที่ยอดเยี่ยม” เพื่อดึงดูดผู้สมัครที่มีความสามารถและหลากหลาย 

ขั้นตอนถัดไป: การดึงดูดและประเมินผู้ช่วยผู้บริหาร 

ตำแหน่งผู้ช่วยผู้บริหารดึงดูดผู้สมัครจำนวนมากซึ่งจำเป็นต้องคัดกรองอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ วิธีที่ดีที่สุดในการประเมินผู้สมัครผู้ช่วยผู้บริหารคือการคัดกรองหลายระดับที่รวมการทดสอบทักษะทั้งแข็งและอ่อน 

TestGorilla มีแบบทดสอบออนไลน์มากกว่า 300 แบบ รวมถึงแบบทดสอบทักษะเฉพาะงาน แบบทดสอบบุคลิกภาพ และอื่นๆ อีกมากมาย ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างการทดสอบเพื่อประเมินผู้สมัครผู้ช่วยผู้บริหารของคุณ : 

• แบบทดสอบผู้ช่วยผู้บริหารของ TestGorilla ซึ่งวัดทักษะของผู้สมัครในด้านการสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษร การจัดการเวลาและงาน และการแก้ปัญหา
• การทดสอบ ความรู้คอมพิวเตอร์ (PC) , Microsoft Windows และ MacOS ของเรา ที่แสดงให้คุณเห็นว่าผู้สมัครทำงานกับระบบปฏิบัติการของบริษัทของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด
• การทดสอบ Google Docs, Google ชีต, Microsoft Word และMicrosoft Excelที่ช่วยคุณพิจารณาว่าผู้สมัครมีความเชี่ยวชาญในเครื่องมือเหล่านี้หรือไม่
• การทดสอบอีเมลที่ประเมินวิธีที่ผู้สมัครจัดระเบียบ จัดลำดับความสำคัญ และตอบกลับอีเมลภายใน Gmail และ Outlook
• การทดสอบการพิมพ์ของ TestGorilla เพื่อวัดความเร็วและความแม่นยำในการพิมพ์ของผู้สมัคร
• การทดสอบความใส่ใจในรายละเอียดของเราเพื่อประเมินว่าผู้สมัครตรวจพบและแก้ไขข้อผิดพลาดในข้อความได้ดีเพียงใด 
• แบบทดสอบ DISC, Enneagram และบุคลิกภาพ อื่นๆ เพื่อยืนยันว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติที่ต้องการในการเป็นผู้ช่วยผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จในบริษัทของคุณ

สุดท้ายนี้ คุณสามารถเพิ่มคำถามสัมภาษณ์ผู้ช่วยผู้บริหาร แบบกำหนดเอง ลงในการประเมิน และดำเนินการสัมภาษณ์ทางวิดีโอทางเดียวบน TestGorilla เพื่อข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับทักษะและคุณลักษณะของผู้สมัครของคุณ

คำถามที่พบบ่อย

ความแตกต่างระหว่างผู้ช่วยฝ่ายบริหารและผู้ช่วยผู้บริหารคืออะไร? 

ผู้ช่วยฝ่ายบริหารสนับสนุนทีมหรือแผนกและจัดการงานธุรการทั่วไป ผู้ช่วยผู้บริหารมีตำแหน่งที่มีชื่อเสียงสูงกว่า มักจะสนับสนุนผู้จัดการหรือผู้นำระดับสูง จัดการตารางเวลา และติดต่อกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญอื่นๆ  

ฉันควรใส่เงินเดือนเท่าไรในรายละเอียดงานผู้ช่วยผู้บริหาร? 

จากข้อมูลของ Glassdoor เงินเดือนประจำปีโดยเฉลี่ยสำหรับผู้ช่วยผู้บริหารในสหรัฐอเมริกาอยู่ที่ 63,920 ดอลลาร์ อย่างไรก็ตาม เงินเดือนสำหรับบทบาทผู้ช่วยผู้บริหารของคุณจะขึ้นอยู่กับงบประมาณการจ้างงาน รวมถึงทักษะและประสบการณ์ที่คุณกำลังมองหา 

ที่มาโดย:TestGorilla