การออกจากงานของพนักงานคืออะไร และทำไมคุณต้องทำให้ถูกต้อง

การออกจากงานของพนักงานคืออะไร และทำไมคุณต้องทำให้ถูกต้อง

ในเดือนตุลาคม พ.ศ. 2565 ชาวอเมริกันราว 4 ล้านคนเขียนจดหมายลาออกและลาออกจากงาน ^[ 1 ] . เนื่องจากการลาออกครั้งใหญ่ยังคงมีผลอยู่ การให้ความสนใจกับการออกจากตำแหน่งจึงมีความสำคัญมากไปกว่านี้

การสร้างความประทับใจที่ดีให้กับพนักงานที่จากไปนั้นเป็นมากกว่าเรื่องของมารยาท

พนักงานที่จดจำองค์กรของคุณได้ไม่ดีมีโอกาสน้อยที่จะกลับมาหาคุณอีกในอนาคต และมีแนวโน้มที่จะพูดในทางลบเกี่ยวกับบริษัทของคุณกับผู้อื่น ซึ่งทำลายชื่อเสียงของคุณ

ในทางกลับกัน ประสบการณ์การออกจากงานที่ประสบความสำเร็จจะช่วยให้คุณรักษาความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับพนักงานที่ลาออกได้

โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณได้พยายามจ้างคนที่เหมาะสมคุณต้องแน่ใจว่าคุณอยู่ในเงื่อนไขที่ดีหลังจากที่พวกเขาออกไป

ในการทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณต้องทำให้พนักงานออกจากงานอย่างถูกต้อง ในคำแนะนำเกี่ยวกับกระบวนการเลิกจ้างนี้ เราจะอธิบายว่าการเลิกจ้างคืออะไร วิธีเลิกจ้างพนักงาน เหตุใดจึงสำคัญ และวิธีทำให้กระบวนการนี้ใช้ได้ผลสำหรับคุณและพนักงานของคุณเหมือนกัน

offboarding คืออะไร?

Offboarding เป็นกระบวนการของการย้ายพนักงานออกจากบริษัทของคุณ

เกิดขึ้นเมื่อพนักงานลาออก เกษียณ หรือถูกไล่ออก 

เป้าหมายของการออกจากงานคือการยุติความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้างในแง่บวก ออกจากขอบเขตสำหรับการเชื่อมต่อใหม่ในอนาคต

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพนักงานถูกไล่ออกหรือเลิกจ้าง พวกเขาอาจมีความรู้สึกที่ซับซ้อนเกี่ยวกับการออกจากธุรกิจของคุณ และสิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการอย่างระมัดระวัง

ในการทำเช่นนั้น คุณควรปรับวิธีการเลิกจ้างโดยขึ้นอยู่กับสาเหตุที่ทำให้พนักงานลาออก

กระบวนการออกจากบอร์ดที่มีประสิทธิภาพควร:

• จำกัดการหยุดชะงักของบริษัทและพนักงานคนอื่นๆ
• ปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ
• ช่วยให้คุณรวบรวมคำติชมจากพนักงานที่จากไป
• ปล่อยให้พนักงานมีความประทับใจสุดท้ายที่ดีต่อบริษัท
• จัดหาบริการจัดหางานให้กับพนักงาน หากจำเป็น
• ปกป้องธุรกิจของคุณจากความท้าทายทางกฎหมายหรือปัญหาการจัดการทางการเงินหลังการจากไปของพนักงาน รวมถึงการจ่ายเงินอย่างต่อเนื่องโดยมิชอบ 

นโยบายการออกจากบอร์ดคืออะไร?

นโยบายการลาออกเป็นแผนที่แนะนำกระบวนการการลาออกของบริษัทของคุณ

หากการเลิกจ้างเกี่ยวข้องกับการชี้นำพนักงานออกจากบริษัทของคุณ นโยบายการเลิกจ้างของคุณควรทำหน้าที่เป็นแผนที่ช่วยให้คุณส่งพวกเขาไป

คุณต้องมีแผนที่นั้นเพราะมันสร้างประสบการณ์ที่สอดคล้องกันสำหรับพนักงานของคุณทุกคน หากไม่มีสิ่งนี้ เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจพลาดขั้นตอนสำคัญในกระบวนการ หรือปฏิบัติต่อพนักงานที่จากไปบางคนด้วยความเคารพน้อยกว่าคนอื่นๆ

นโยบายที่เป็นทางการจะประมวลทุกขั้นตอนของกระบวนการออกจากบอร์ด ทำให้ไม่มีที่ว่างสำหรับอคติหรือการละเว้น โดยไม่รู้ตัว

นโยบายการเลิกจ้างที่ดีควรประกอบด้วย:

• เทมเพลตสำหรับเอกสารทางกฎหมายทั้งหมดที่คุณต้องการสำหรับการออกจากงานของพนักงาน
• เทมเพลตสำหรับประกาศการลาออก อีเมลแจ้งการลาออก และการสื่อสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานที่ลาออก
• ขั้นตอนทางการเงิน รวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับการจ่ายเงินครั้งสุดท้าย ชุดค่าชดเชย และสวัสดิการต่างๆ
• คำแนะนำเพื่อสนับสนุนการถ่ายโอนความรู้ระหว่างพนักงานที่เลิกจ้างและเพื่อนร่วมงาน
• ขั้นตอนการคืนทรัพย์สินและทรัพย์สินของบริษัททั้งหมด
• ขั้นตอนการปิดบัญชีไอทีและการเพิกถอนการเข้าถึงข้อมูล
• เทมเพลตสำหรับการสัมภาษณ์ทางออก

การเชื่อมโยงระหว่างการขึ้นเครื่องและการปิดเครื่อง

ขั้นตอนการออกจากงานและ การเริ่มงาน จะจองเวลาของพนักงานกับบริษัทของคุณ

ทั้งสองวิธีคือวิธีสร้างความประทับใจในเชิงบวกต่อองค์กรของคุณ – การเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้มาใหม่ที่ต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับเชือก และการเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้ลาออกที่ต้องการย้ายออกไป

บริษัทต่างๆ มักจะให้ความสำคัญกับการขึ้นเครื่องมากกว่าการลงเครื่อง ในขณะที่ 78% ขององค์กรมีขั้นตอนการเริ่มงานอย่างเป็นทางการ แต่มีเพียง 29% เท่านั้นที่มีวิธีการอย่างเป็นทางการในการเริ่มงาน ^{[ 2 ] [ 3 ]}

กระบวนการทั้งสองนั้นเต็มไปด้วยความต้องการในการจัดการอย่างระมัดระวังและให้เกียรติ หากคุณรับหรือเลิกจ้างพนักงานเร็วเกินไป พวกเขาอาจรู้สึกถูกครอบงำและแม้แต่ไม่ได้รับความเคารพ เหมือนเป็นทรัพยากรที่แสวงหาผลประโยชน์แทนที่จะเป็นพนักงานที่มีคุณค่า

กระบวนการทั้งสองยังเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบของความไม่แน่นอนที่ไม่แน่นอน เมื่อเริ่มต้นใช้งาน คุณต้องพิจารณาว่าคุณและพนักงานของคุณจะเหมาะสมตามที่คุณหวังไว้หรือไม่

แม้ว่าคุณจะทดสอบผู้สมัครอย่างถี่ถ้วนเพียงพอแล้วก็ตามแต่ก็ไม่มีวิธีใดที่จะรับประกันได้ว่าการจ้างงานใหม่จะได้ผล

Offboarding เปิดคำถามชุดอื่น กระบวนการเลิกจ้างที่ไม่ดีอาจทำให้คุณสงสัยว่าคุณจะทำอย่างไรเพื่อรักษาพนักงานที่จากไป

ในขณะเดียวกัน พนักงานที่ถูกเลิกจ้างซึ่งต้องออกจากงานอาจสงสัยว่าทำไมคุณถึงต้องการให้พวกเขาลาออก

การเชื่อมโยงหลักระหว่างการขึ้นเครื่องและการขึ้นเครื่องคือการส่งเสริมการสื่อสารที่ดี

คุณสามารถรักษาความสัมพันธ์ที่เปิดเผยและซื่อสัตย์กับพนักงานของคุณตลอดระยะเวลาที่พวกเขาอยู่กับธุรกิจของคุณโดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้ทั้งหมด:

• พนักงานออนบอร์ดเมื่อพวกเขาเริ่มทำงาน
• จัดการสนทนาแบบ 1:1 บ่อยครั้ง เกี่ยวกับประสิทธิภาพและการพัฒนา
• พนักงานนอกระบบเมื่อพวกเขาออกจากบริษัทของคุณ

เหตุใดการออกจากงานของพนักงานจึงมีความสำคัญมาก

การออกจากงานอย่างถูกต้องส่งผลดีต่อบริษัทและพนักงานของคุณ

ด้วยนโยบายต่อต้านการเลิกจ้างที่เข้มงวดเพื่อเป็นแนวทาง คุณจึงสามารถนำกระบวนการที่ทำให้ทุกฝ่ายไปอยู่ในที่ที่ดีได้

แม้ว่าคุณจะต้องเลิกจ้างพนักงาน การออกจากงานอาจเป็นวิธีจัดการกับความเครียดจากสถานการณ์สำหรับทุกคน

ต่อไปนี้คือเหตุผลที่สำคัญที่สุดที่ทำให้พนักงานออกจากงาน และสิ่งที่คุณเสี่ยงหากคุณไม่ใช้เวลาในการดำเนินการอย่างเหมาะสม

ปิดประตูในเวลาที่พนักงานของคุณอยู่กับคุณ

พนักงานที่ลาออกของคุณบางคนอาจเป็นพนักงานระยะยาว ส่วนใหญ่จะมีคุณูปการอันมีค่าต่อธุรกิจและวัฒนธรรมของคุณ

การออกจากบอร์ดเป็นวิธีหนึ่งที่จะทำให้แน่ใจว่าเวลาและการลงทุนของพวกเขาจะไม่ถูกละเลย

การออกจากงานเป็นรากฐานที่สำคัญของประสบการณ์ของพนักงานที่ลาออกในบริษัทของคุณ เป็นโอกาสสุดท้ายของคุณที่จะแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณให้ความสำคัญกับงานที่พวกเขาทำเพื่อคุณและพลังที่พวกเขามอบให้กับองค์กรของคุณ

นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสสำหรับเพื่อนร่วมงานที่จะกล่าวคำอำลา การปลดพนักงานออกจากงานอย่างละเอียดอ่อนและด้วยความเคารพยังช่วยให้พนักงานที่เหลืออยู่ของคุณปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงในที่ทำงานได้อีกด้วย

เมื่อพนักงานที่เหลืออยู่ของคุณเห็นว่าคุณปฏิบัติต่อเพื่อนร่วมงานเป็นอย่างดีแม้ว่าพวกเขาจะตัดสินใจลาออกแล้วก็ตาม พวกเขาจะรู้สึกดีขึ้นเกี่ยวกับสถานที่ที่พวกเขาเลือกทำงาน

การนำค่านิยมของธุรกิจมาปฏิบัติจะช่วยให้คุณรักษาวัฒนธรรมองค์กรเชิงบวกได้

จัดการความเสี่ยงต่อความปลอดภัยของบริษัท

บริษัทด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ Beyond Identity พบว่า: ^[ 4 ]

• เกือบ 1 ใน 3 ของนายจ้างถูกแฮ็กเนื่องจากการออกจากงานไม่สมบูรณ์หรือไม่มีประสิทธิภาพ
• 91% ของพนักงานที่ลาออกยังคงสามารถเข้าถึงไฟล์ของบริษัทได้หลังจากออกจากงาน
• นายจ้างมากกว่า 25% ได้รับความเสียหายด้านชื่อเสียงเนื่องจากการเลิกจ้างที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่มีประสิทธิภาพ

ที่แย่ไปกว่านั้น: การละเมิดข้อมูลแต่ละครั้งมีค่าใช้จ่ายเฉลี่ย 9.44 ล้านดอลลาร์

การเพิกถอนการเข้าถึงพื้นที่ ทรัพย์สิน และข้อมูลของบริษัทในอดีตไม่ได้เป็นเพียงวิธีสรุปเวลาที่พวกเขาอยู่กับคุณเท่านั้น แต่ยังเป็นวิธีปกป้องทรัพย์สินของคุณและขจัดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

กระบวนการนี้อาจทำได้ง่ายๆ เพียงแค่รวบรวมป้ายระบุสถานที่ทำงานหรือบัตรผ่านเข้าออก หรืออาจซับซ้อนและละเอียดอ่อนอย่างการเตือนพนักงานที่จากไปเกี่ยวกับผลที่ตามมาของข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูล

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณต้องจัดการอย่างระมัดระวังด้วยกระบวนการที่ชัดเจนและโปร่งใส

กระบวนการเลิกจ้างที่ดียังช่วยจำกัดความเสี่ยงที่พนักงานที่ถูกไล่ออกจะตอบโต้องค์กรของคุณด้วยการแบ่งปันข้อมูลลับที่ได้รับจากที่ทำงาน

ด้วยตัวของมันเอง มันสามารถเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปกป้องทรัพย์สินและข้อมูลของธุรกิจของคุณ

รวบรวมข้อมูลที่เป็นประโยชน์

การสัมภาษณ์เพื่อออกจากงานเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการออกจากการเป็นพนักงานที่ดี

ช่วยให้พนักงานที่ออกจากงานสามารถให้ข้อเสนอแนะอันมีค่า ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณ

เมื่อถามคำถามที่ถูกต้องในการสัมภาษณ์เพื่อออกจากงาน คุณจะได้เรียนรู้วิธีที่มีคุณค่าในการปรับปรุงวัฒนธรรม ผลประโยชน์ และนโยบายของบริษัทของคุณ การนำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นไปใช้สามารถช่วยรักษาพนักงานไว้ได้ในอนาคต

นอกจากนี้ยังสามารถดึงดูดผู้สมัครที่น่าทึ่งให้กับองค์กรของคุณ และแม้แต่กระตุ้นให้พนักงานบูมเมอแรงกลับมาหาคุณ

กระบวนการเลิกจ้างที่มีประสิทธิภาพควรเกี่ยวข้องกับการส่งมอบหรือการถ่ายโอนความรู้ด้วย เพื่อให้คุณสูญเสียข้อมูลน้อยที่สุดเมื่อพนักงานของคุณลาออก การรักษาความรู้ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงของพนักงานที่เหลืออยู่ง่ายขึ้น

คุณยังสามารถใช้กระบวนการส่งมอบงานเพื่อประเมินทักษะเฉพาะใดๆ ที่พนักงานลาออกของคุณใช้ในที่ทำงาน

ด้วยข้อมูลดังกล่าว คุณสามารถสร้างรายละเอียดของงานและข้อมูลจำเพาะของบุคคลได้มากขึ้น และทำให้แน่ใจว่าคุณได้ว่าจ้างทักษะที่จำเป็นทั้งหมดเมื่อเปลี่ยนพนักงานของคุณ

รักษาแบรนด์นายจ้างของคุณ

ในยุคของโซเชียลเน็ตเวิร์ก คำศัพท์เดินทางอย่างรวดเร็ว เว็บไซต์อย่าง GlassDoor และ LinkedIn ช่วยให้พนักงานสามารถแบ่งปันว่าอดีตนายจ้างปฏิบัติต่อพวกเขาอย่างไร ทั้งดีและไม่ดี 

หากคุณจัดการกับการจากไปของพนักงานผิดพลาด คุณอาจไม่มีโอกาสแก้ไขปัญหากับพวกเขาได้

พวกเขาสามารถปล่อยให้องค์กรของคุณมีรสชาติที่ไม่ดีในปากของพวกเขา ซึ่งอาจทำให้พวกเขาเป็นอันตรายต่อแบรนด์นายจ้าง ของคุณ

คุณสามารถหลีกเลี่ยงอันตรายนั้นได้โดยใช้กระบวนการเลิกจ้างแบบที่คนทำงานจำได้ด้วยเหตุผลที่ถูกต้องทั้งหมด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนออกจากธุรกิจของคุณโดยมั่นใจว่าคุณใส่ใจพวกเขา คุณจะได้รับรางวัลเมื่อพวกเขาส่งต่อความประทับใจในเชิงบวกไปยังผู้อื่นในอุตสาหกรรมของคุณ

หากคุณกำลังพยายามดึงดูดผู้มีความสามารถระดับสูง แบรนด์ของผู้ว่าจ้างของคุณก็เป็นทรัพย์สินที่ประเมินค่าไม่ได้ คุณไม่สามารถที่จะประนีประนอมได้โดยการคลำกระบวนการออกจากบอร์ด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด 9 ข้อในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการเลิกจ้างพนักงานของคุณ

อัตราการแยกทางระหว่างนายจ้างและลูกจ้างของสหรัฐฯอยู่ที่ 3.7% ในเดือนกุมภาพันธ์ 2023

ตัวเลขแสดงให้เห็นว่าไม่มีทางหลีกเลี่ยงการออกจากบอร์ดได้ ดังนั้นคุณต้องทำให้ถูกต้อง – และหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดที่จะทำให้มันได้ผลสำหรับคุณก็คือการทำให้แน่ใจว่ากระบวนการของคุณแข็งแกร่ง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ควรแจ้งและชี้นำกระบวนการออกจากบอร์ดของคุณ

คุณอาจต้องทำการปรับเปลี่ยนโดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะขององค์กรของคุณหรือสถานการณ์การลาออกของพนักงานคนใดคนหนึ่ง แต่หลักการที่อยู่เบื้องหลังแต่ละขั้นตอนนั้นเป็นสากล

ด้วยขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถสร้างนโยบายการออกจากงานที่ทำให้พนักงานที่ลาออกของคุณมีความสุข พนักงานปัจจุบันของคุณสบายใจ และบริษัทของคุณอยู่ในสถานะที่ดี

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการออกจากบอร์ดโดยสังเขป

สิ่งที่ต้องทำ	ทำไมมันถึงสำคัญ
ปฏิบัติต่อพนักงานด้วยความกรุณาและให้เกียรติ	สิ้นสุดเวลากับคุณด้วยข้อความเชิงบวก
สื่อสารกับส่วนที่เหลือในทีม	รักษาขวัญกำลังใจในหมู่คนงานที่เหลืออยู่ของคุณ
จัดการสัมภาษณ์ทางออก	ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลที่สามารถปรับปรุงการดำเนินงานขององค์กรของคุณ
พึ่งพาการวางแผนสืบทอดตำแหน่งของคุณ	ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงระหว่างพนักงานเป็นไปอย่างราบรื่น
ยกเลิกการเข้าถึงและรวบรวมทรัพย์สินของบริษัท	ปกป้องความปลอดภัยของไซต์งาน อุปกรณ์และทรัพย์สินของบริษัท และข้อมูลของคุณ
ทำให้กระบวนการอัตโนมัติเป็นไปได้	จำกัดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดขณะออกจากพนักงาน
แนะนำบริการนอกสถานที่	จัดการสื่อเชิงลบและขวัญกำลังใจที่เสียหายระหว่างการปลดพนักงาน
อยู่ในการติดต่อ	สนับสนุนให้พนักงานพิจารณาการกลับมาที่องค์กรของคุณ
วางแผนการจ้างงานครั้งต่อไปของคุณในเชิงรุก	ค้นหาผู้สมัครที่ดีที่สุดเพื่อแทนที่พนักงานที่ลาออกของคุณ

1. ปฏิบัติต่อพนักงานด้วยความกรุณาและให้เกียรติ

ไม่ว่าพนักงานของคุณจะจากไปด้วยเหตุผลใดก็ตาม พวกเขาสมควรได้รับการออกจากงานอย่างระมัดระวัง มีเมตตา และให้ความเคารพ

ซึ่งหมายความว่าคุณต้องใช้นโยบายการเลิกจ้างของคุณกับพวกเขาอย่างเท่าเทียมและเป็นธรรม โดยไม่คำนึงว่าความสัมพันธ์ก่อนหน้านี้กับธุรกิจของคุณจะเป็นอย่างไร

คุณต้องใช้เวลาในการอธิบายขั้นตอนการออกจากบอร์ดของคุณกับพวกเขาด้วย พวกเขาควรรู้ว่าจะคาดหวังอะไรจากคุณเมื่อหมดเวลากับคุณ

หากต้องการเปิดใช้งาน นโยบายการเลิกใช้ของคุณควรมีเทมเพลตสำหรับอีเมลการเลิกใช้

อีเมลควรระบุโครงร่างที่ชัดเจนว่าสัปดาห์สุดท้ายที่องค์กรจะเป็นอย่างไร คุณสามารถปรับแต่งและส่งเทมเพลตนี้ให้กับพนักงานที่ลาออกเมื่อเริ่มกระบวนการ

ตั้งเป้าที่จะยุติเวลาของพวกเขากับคุณด้วยข้อความเชิงบวก แสดงความขอบคุณที่พวกเขาจากไป – ท่าทางเช่นการ์ด ของขวัญการจากลา หรืองานเลี้ยงอำลามักจะได้รับการชื่นชม

2. สื่อสารกับส่วนที่เหลือในทีม

การจากไปของเพื่อนร่วมงานอาจรู้สึกก่อกวนและน่าวิตกแม้ในสถานการณ์ที่ดีที่สุด พนักงานที่เหลืออยู่ของคุณจะจัดการเรื่องลาออกได้ยากขึ้นมากหากคุณไม่สื่อสารกับพวกเขาในเรื่องนี้

อย่าปล่อยให้เรื่องซุบซิบในที่ทำงานกระจายข่าวการลาออกของพนักงาน แจ้งให้ทีมในวงกว้างทราบทันทีที่คุณสามารถสื่อสารอย่างเป็นทางการจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือฝ่ายจัดการ

นโยบายการเลิกใช้งานที่ดีควรมีเทมเพลตสำหรับอีเมลการเลิกใช้งานสำหรับทีมงานที่เหลือ หรือส่วนอื่นๆ ขององค์กร หากจำเป็น

การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อคุณเลิกจ้างพนักงาน เนื่องจากพนักงานที่เหลืออยู่ของคุณอาจรู้สึกไม่ปลอดภัยเกี่ยวกับงานของพวกเขา

โอกาสที่จะเกิดความวุ่นวายในที่ทำงานอาจเป็นเรื่องที่น่าหวาดหวั่น แต่การสื่อสารที่ดีจะช่วยบรรเทาอุปสรรคได้เสมอ การสื่อสารอย่างชัดเจนกับพนักงานของคุณช่วยให้มีกำลังใจในการทำงานสูง แม้ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก

3. สัมภาษณ์ทางออก

สำหรับพนักงานที่ ลาออกทุกคน คุณควรวางแผนและจัดให้มีการสัมภาษณ์เพื่อออกจากงาน

นโยบายการเลิกจ้างของคุณควรระบุสูตรมาตรฐานสำหรับการสัมภาษณ์นี้ เพื่อให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าและสอดคล้องกันเกี่ยวกับบริษัทของคุณ

ตัวอย่างคำถามสัมภาษณ์ทางออก ได้แก่:

1. อะไรทำให้คุณเริ่มหางานใหม่?
2. คุณคิดว่างานของคุณเปลี่ยนไปตั้งแต่เราจ้างคุณหรือไม่?
3. คุณรู้สึกว่าคุณได้รับการฝึกอบรมและโอกาสในการยกระดับทักษะเพียงพอหรือไม่?
4. คุณจะอธิบายวัฒนธรรมของบริษัทว่าอย่างไร?
5. คุณจะพิจารณากลับไปที่บริษัทหรือไม่?

แน่นอน ขึ้นอยู่กับสาเหตุที่พนักงานของคุณลาออก คุณจะต้องปรับเปลี่ยนคำถามที่คุณถาม

ตัวอย่างเช่น เป็นความคิดที่ดีที่จะถามพนักงานว่าทำไมพวกเขาถึงเลือกที่จะลาออก หากคุณจะเลิกจ้างพวกเขา อย่างไรก็ตาม เทมเพลตการสัมภาษณ์ทางออกยังคงเป็นแหล่งข้อมูลอันมีค่าที่จะรวมไว้ในนโยบายการเลิกจ้าง

การสัมภาษณ์เพื่อออกจากงานก็เหมาะสำหรับพนักงานที่ลาออกเช่นกัน การสัมภาษณ์เพื่อออกจากงานเป็นการบอกลาองค์กรของคุณอย่างเป็นทางการ ซึ่งทำให้การเปลี่ยนแปลงของพวกเขาง่ายขึ้น

4. พึ่งพาการวางแผนสืบทอดตำแหน่งของคุณ

แม้แต่การจากไปของพนักงานระดับจูเนียร์ก็อาจส่งผลกระทบต่อเพื่อนร่วมงานได้

สมาชิกในทีมที่ทำงานร่วมกับอดีตพนักงานของคุณอาจประสบปัญหาในการเริ่มงานเมื่อขาดงาน ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อความเป็นอยู่และขวัญกำลังใจ

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องพึ่งพาการวางแผนสืบทอดตำแหน่งเพื่อให้สิ่งต่างๆดำเนินไปอย่างราบรื่น

การปรับกระบวนการโอนย้ายภายในให้เหมาะสมเป็นส่วนสำคัญของการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง ขอให้พนักงานที่ลาออกของคุณเข้าร่วมในการถ่ายโอนความรู้กับสมาชิกในทีม

ไม่ว่าพวกเขาจะสร้างเอกสารส่งมอบหรือเข้าร่วมการประชุมถ่ายทอดความรู้แบบตัวต่อตัว การได้รับสิทธิ์นี้หมายความว่าความรู้ในสถาบันของพวกเขาจะไม่สูญหายไปเมื่อพวกเขาออกไป

การวางแผนสืบทอดตำแหน่งที่ดียังสร้างประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับลูกค้าของคุณอีกด้วย มีบริษัท เพียง35% เท่านั้น ที่มีแผนการสืบทอดตำแหน่งอย่างเป็นทางการ คุณสามารถทำให้ตัวเองแตกต่างจากคู่แข่งได้โดยการก้าวนำหน้าเกมที่นี่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการส่งมอบลูกค้าหรือโครงการทั้งหมดเสร็จสิ้นก่อนที่พนักงานที่จากไปของคุณจะลาออก และลูกค้าของคุณรู้ว่าพวกเขาจะติดต่อใครหลังจากที่พนักงานของคุณจากไป

5. ยกเลิกการเข้าถึงและรวบรวมทรัพย์สิน

เราได้พูดคุยกันแล้วว่าเหตุใดคุณจึงต้องเพิกถอนการเข้าถึงทรัพย์สินของคุณของพนักงานที่ลาออกไป ไม่ว่าจะเป็นสิ่งของที่จับต้องได้ เช่น แล็ปท็อปและบัตรเครดิต หรือทางปัญญา

การรักษาความปลอดภัยในโลกไซเบอร์และความปลอดภัยในอาคารเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานถูกไล่ออกและอาจไม่พอใจ

การเน้นย้ำกระบวนการนี้ในนโยบายที่เป็นทางการทำให้กระบวนการนี้เต็มไปด้วยน้อยลง การถูกยึดทรัพย์สินอย่างกะทันหันและบัญชีที่ถูกลบออกไปอาจเป็นเรื่องที่น่าตกใจและไม่น่าไว้วางใจ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ถูกไล่ออก ซึ่งอาจรู้สึกว่าถูกจับได้โดยไม่ระมัดระวังหรือแม้กระทั่งถูกข่มเหง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการนี้รู้ว่าจะต้องเจอกับอะไร เพื่อไม่ให้พนักงานที่ลาออกของคุณต้องตกใจ

6. ทำให้กระบวนการอัตโนมัติเป็นไปได้

นโยบายใด ๆ จะมีประสิทธิภาพเท่ากับผู้ที่ดำเนินการเท่านั้น เช่นเดียวกับการออกจากบอร์ด

ความแตกต่างก็คือการออกจากงานมีผลประโยชน์ระหว่างบุคคลสูงกว่ากระบวนการต่างๆ – พนักงานมีความประทับใจสุดท้ายต่อธุรกิจของคุณ และความผิดพลาดของมนุษย์สามารถทำลายมันได้

แต่ถึงแม้จะมีเจตนาดีที่สุด คนก็ยังทำผิดพลาดได้ มันง่ายเกินไปที่จะพลาดและละเว้นขั้นตอนสำคัญจากกระบวนการออกจากบอร์ด ความผิดพลาดอาจทำให้พนักงานรู้สึกว่าถูกกระทำอย่างหนักหรือไม่ได้รับการปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรม โดยไม่คำนึงถึงเจตนาของคุณ

เทคโนโลยีด้านทรัพยากรบุคคลสามารถทำให้กระบวนการออกจากบอร์ดของคุณเป็นไปอย่างอัตโนมัติและคล่องตัว

แน่นอน คุณไม่สามารถทำให้ทุกองค์ประกอบของกระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติได้ แต่การส่งต่อสิ่งที่คุณทำได้ให้กับฝ่ายเทคโนโลยีฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะช่วยให้คุณมีสมาธิกับองค์ประกอบที่ต้องสัมผัสจากมนุษย์มากขึ้น 

กระบวนการออกจากบอร์ดโดยอัตโนมัติบางส่วนรวมถึง:

• การสร้างเอกสาร
• การปิดบัญชีผู้ใช้
• เพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึง IT
• ยุติการเข้าถึงอาคาร

การทำงานอัตโนมัติของกระบวนการออกจากบอร์ดช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดและสามารถลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดหรือความลำเอียงในเวลาที่ละเอียดอ่อนสำหรับพนักงานของคุณ

7. แนะนำบริการนอกสถานที่

บริการ Outplacement ช่วยเหลือพนักงานที่ถูกเลิกจ้างหรือเลิกจ้าง ในปี 2564 องค์กร 44%รายงานว่าเสนอบริการจัดหางานให้กับพนักงานที่ถูกไล่ออกทั้งหมดหรือส่วนใหญ่

บริการเหล่านี้เสนอการฝึกสอนงาน โอกาสในการสร้างเครือข่าย การสนับสนุนการเขียนต่อ และบริการอื่น ๆ ที่ช่วยให้พนักงานที่เพิ่งว่างงานสามารถตั้งหลักได้

เมื่อทำงานกับบริการจัดหางาน คุณสามารถต่อต้านข่าวเชิงลบที่เกิดจากการลดงานและการปลดพนักงาน

หากองค์กรของคุณได้รับความนิยมจากการให้การสนับสนุนในลักษณะนี้แก่พนักงาน แสดงว่าคุณใส่ใจเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของมนุษย์ในการเลิกจ้าง ไม่ใช่แค่ผลกำไรของคุณ

การให้คำแนะนำหมายความว่าบริษัทของคุณยังคงดูเป็นโอกาสที่น่าสนใจสำหรับผู้มีความสามารถระดับสูงในอนาคต นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มขวัญและกำลังใจให้กับพนักงานที่เหลืออยู่ของคุณเมื่อการเลิกจ้างเสร็จสิ้น

การเลิกจ้างมักสร้างความไม่พอใจให้กับทุกคน แต่พนักงานที่เหลืออยู่ก็มั่นใจได้ว่าองค์กรของคุณยินดีที่จะลงทุนในการสนับสนุนพนักงานที่ลาออก

8. อยู่ในการติดต่อ

พนักงานบูมเมอแรงคิดเป็น1 ใน 3 ของการจ้างงานภายนอกทั้งหมดในปี 2564 เมื่อพวกเขากลับไปที่บริษัทเดิม พวกเขามาพร้อมกับความรู้จากสถาบันที่หามาอย่างยากลำบาก

การจ้างพนักงานบูมเมอแรงที่มีประสบการณ์นั้นเป็นประโยชน์สำหรับนายจ้างทุกคน และเป็นวิธีประหยัดเงินในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ อันที่จริง การจ้างพนักงานบูมเมอแรงสามารถ ช่วยประหยัด ค่าใช้จ่ายในการสรรหาพนักงานปกติของบริษัทได้ถึงสองในสาม

หากวัฒนธรรมองค์กร ของคุณ น่าสนใจเพียงพอ พนักงานที่คุณออกจากงานในวันนี้อาจกลับมาหาคุณอีกครั้งในหนึ่งปีหรือมากกว่านั้น

และถ้าคุณได้พยายามว่าจ้างให้เพิ่มวัฒนธรรมแล้วคุณสามารถแนะนำพวกเขาอีกครั้งกับบริษัทของคุณด้วยความมั่นใจว่าพวกเขาจะยังคงมีส่วนร่วมในวัฒนธรรมนั้นต่อไป

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการรักษาการติดต่อกับพนักงานที่ลาออกจึงมีประโยชน์

ระบบต่างๆ เช่น เครือข่ายศิษย์เก่าขององค์กรสามารถเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดต่อและส่งต่อตำแหน่งงานว่างให้กับอดีตพนักงานด้วยความหวังว่าจะกระตุ้นให้พวกเขากลับมา

บริษัทต่างๆ เช่น McKinsey จะลงทะเบียนพนักงานในเครือข่ายศิษย์เก่าทันทีที่ได้รับการจ้าง จึงไม่มีความเสี่ยงที่จะขาดการติดต่อในภายหลัง

9. วางแผนการจ้างงานครั้งต่อไปของคุณในเชิงรุก

มักจะเป็นเรื่องน่าเศร้าเมื่อพนักงานออกจากธุรกิจของคุณ แต่ยังสามารถเปิดประตูสู่โอกาส โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีขั้นตอนการจ้างงานที่ถูกต้อง 

หากคุณวางแผนที่จะเริ่มกระบวนการจ้างงานทันทีที่คุณทราบว่าพนักงานตั้งใจจะลาออก คุณสามารถจำกัดการหยุดชะงักนี้ไว้เฉพาะพนักงานและลูกค้าคนอื่นๆ ของคุณ

คุณสามารถแนะนำพนักงานที่เลิกจ้างและการเปลี่ยนพนักงานใหม่สำหรับการส่งมอบที่เหมาะสม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์

ไม่ว่าคุณจะต้องการจ้างงานภายในหรือภายนอก คุณมีโอกาสที่ดีกว่าในการหาคนที่เหมาะสมเมื่อคุณจ้างตามทักษะ

การจ้างงานตามทักษะ จะให้ความสำคัญกับ ทักษะและประสบการณ์ของผู้สมัครมากกว่าประวัติย่อหรือประวัติย่อ และสามารถช่วยลดข้อผิดพลาดในการจ้างงานที่เกิดจากอคติโดยนัย

คุณสามารถระบุประเภทของบุคคลที่คุณต้องจ้างโดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. กำหนดทักษะที่จำเป็นสำหรับบทบาท
2. ระบุว่าบทบาทมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรตั้งแต่คุณจ้างครั้งล่าสุด
3. ประเมินวัฒนธรรมของบริษัทของคุณ รวมถึงทักษะและคุณลักษณะที่จะเพิ่มเข้าไป
4. พิจารณาว่าแบบทดสอบใดจะช่วยคุณค้นหาผู้ที่เหมาะสมกับบทบาท

ตัวอย่างรายการตรวจสอบการออกจากงานของพนักงาน

หากคุณต้องการทำให้กระบวนการออกจากบอร์ดดีขึ้นแต่ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน ให้ลองใช้เทมเพลตนี้

ซึ่งแสดงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทั้งหมดที่ระบุไว้ข้างต้น และคุณสามารถติดตามกำหนดเวลาและความสมบูรณ์ได้ คุณยังสามารถจดบันทึกว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการปฏิบัติตามในแต่ละขั้นตอน

รายการตรวจสอบนี้เป็นจุดเริ่มต้น ไม่ใช่รายการขั้นสุดท้าย ดังนั้นให้ปรับรายการให้สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะขององค์กรของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการเลิกจ้างของคุณเชื่อมโยงกับจุดจบที่ไม่แน่นอนทั้งหมดและเป็นของคุณ

รายการ	วันครบกำหนด	ผู้รับผิดชอบ	วันที่เสร็จสิ้น
เตรียมเอกสารทางกฎหมายสำหรับการออกเดินทาง (รวมถึงหนังสือแจ้งการลาออก/การเลิกจ้างและเอกสารผลประโยชน์)
ตั้งค่าการถ่ายโอนความรู้ระหว่างพนักงานที่จากไปและเพื่อนร่วมงานหรือสมาชิกในทีม
กำหนดการสัมภาษณ์ทางออก
แนะนำบริการจัดหางานนอกสถานที่ ถ้ามี
ประกาศการออกเดินทางไปยังส่วนที่เหลือของบริษัท
จัดงานเลี้ยงอำลาและ/หรือซื้อของขวัญ
เชิญพนักงานให้เข้าร่วมโปรแกรมศิษย์เก่า หากมี
ออกเช็คเงินเดือนสุดท้ายของพนักงาน
คำนวณและจ่ายผลประโยชน์ที่ไม่ได้รับก่อนวันสุดท้ายของพนักงาน
ออกแพ็คเกจการชดเชยของพนักงาน ถ้ามี
ยุติบัญชีไอทีทั้งหมดและปิดการเข้าถึงข้อมูลบริษัททั้งหมด
เรียกคืนทรัพย์สินและทรัพย์สินทางธุรกิจทั้งหมด
ยุติการเข้าถึงอาคารทั้งหมด
รวบรวม ID
ขอบคุณพนักงานสำหรับการทำงานของพวกเขา

เพิ่มประสิทธิภาพประสบการณ์ offboarding ของบริษัทของคุณ

การหยุดทำงานมีความสำคัญต่อสุขภาพองค์กรของบริษัทของคุณ

กระบวนการเลิกจ้างที่ชัดเจนและโปร่งใสสามารถปกป้องบริษัทของคุณจากปัญหาทางกฎหมาย การละเมิดความปลอดภัย และความเสียหายต่อชื่อเสียง

เมื่อพูดถึงสวัสดิภาพของพนักงาน การออกจากงานอาจส่งผลกระทบร้ายแรง

หากคุณเลิกจ้างพนักงานได้ดี พวกเขาจะจดจำประสบการณ์นั้นได้ดีในอนาคต พวกเขาจะทิ้งเงื่อนไขที่ดีกับคุณและเปิดประตูไว้สำหรับการเชื่อมต่อใหม่ในอนาคต

อย่ารอให้เกิดข้อผิดพลาดก่อนที่คุณจะได้รับสิทธิ์นี้ ใช้เวลาตอนนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพโปรแกรม offboarding ของคุณ และองค์กรของคุณจะได้รับประโยชน์จากนี้ไป

แหล่งที่มา

1. เอลเลอร์เบค, สเตฟาน (25 มกราคม 2566) “การลาออกครั้งใหญ่ยังคงดำเนินต่อไป เหตุใดคนงานในสหรัฐฯ จึงลาออกจากงานอย่างต่อเนื่อง” เราฟอรัม สืบค้นเมื่อ 30 มีนาคม 2023
https://www.weforum.org/agenda/2023/01/us-workers-jobs-quit/ 

2. เฟราซซี, คีธ. (25 มีนาคม 2558). “เทคโนโลยีสามารถบันทึกการเริ่มต้นใช้งานจากตัวมันเอง” รีวิวธุรกิจฮาร์วาร์ด สืบค้นเมื่อ 30 มีนาคม 2023
https://hbr.org/2015/03/technology-can-save-onboarding-from-itself 

3. คุชชิง, เอริน. (8 ธันวาคม 2557). “กิจกรรมวงจรชีวิตของพนักงานที่สำคัญที่สุดที่คุณไม่ได้ทำ” กลยุทธ์อเบอร์ดีน สืบค้นเมื่อ 30 มีนาคม 2023
https://www.aberdeen.com/blogposts/employee-lifecycle-offboarding/

4. “ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ของการออกจากบอร์ดที่ไม่เหมาะสมหลังจากการเลิกจ้าง” (20 มกราคม 2566) เหนือ กว่าเอกลักษณ์ สืบค้นเมื่อ 30 มีนาคม 2023
https://www.beyondidentity.com/blog/cybersecurity-risks-improper-offboarding-after-layoffs